No puedo visualizar/imprimir una factura

Si al visualizar o imprimir cualquier factura o documento no se abre una nueva pestaña o ventana en su navegador para poder ver el documento en formato PDF, compruebe que no tenga activado el bloqueador de popups o ventanas emergentes.

NAVEGADOR CHROME:

bloqueador_popups_chrome

Para desactivar el bloqueador de popups en Chrome, pulse en el icono con el aspa roja que indica la figura anterior. Se le abrirá la siguiente ventana donde dará permiso a los popups. Marque este check de «Permitir siempre pop-ups de https://www.gabilos.net» y pulse el botón Listo.

permitir_popups_chrome

Después de esto, vuelva a pulsar el botón de visualizar de nuevo para que se muestre la factura o documento.

 

NAVEGADOR MOZILLA FIREFOX:

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Para desactivar el bloqueador de popups en Firefox, pulse el botón «Opciones» que indica la figura anterior. Se le abrirá la siguiente ventana donde deberá seleccionar la opción «Permitir ventanas emergentes para www.gabilos.net»

permitir_popups_firefox

Después de esto, vuelva a pulsar el botón de visualizar de nuevo para que se muestre la factura o documento.

¿Se puede cerrar la factura antes de realizar la salida de un cliente?

Sí.

Para las reservas individuales (única factura). Debe acceder a la factura de la reserva a través del casillero de habitaciones y pulsar el botón «Factura».

Para las reservas individuales con diferente cliente y pagador. Si tiene cargos extras en la factura de cliente, deberá ir a ésta (a través del casillero de habitaciones) y pulsar el botón «Factura», inmediatamente también cerrará la de pagador.

Para las reservas de grupo. Si tiene cargos extras en las facturas de las habitaciones del grupo, deberá ir a éstas (a través del casillero de habitaciones) e ir cerrándolas pulsando el botón «Factura». Cuando llegue a la última factura del cliente del grupo que tiene cargos extras y la cierre en ese momento también cerrará la del pagador. En el caso de que todavía quede alguna factura de una habitación del grupo que no tiene cargos extras, deberá entrar en ella pulsar el botón de «Pagador» y cerrar la factura de pagador.

Recuerde que el cerrar la factura no significa que el cliente haya efectuado la salida en el establecimiento, simplemente no se podrá facturar ningún concepto más hasta la fecha de su salida.

 

Si tuviese que modificar una factura ya cerrada puede hacerlo en Facturación à Alojamientos y ventas –> Modificar documentos o Documentos por fechas.

Una habitación del grupo decide pagar su propia estancia.

Una vez realizados todos los cargos de alojamiento en la factura del pagador y antes de cerrar la factura, un cliente del grupo decide pagar sus propios cargos. Para ello, pasaremos los cargos de esa habitación/alojamiento a la factura de cliente y haremos lo siguiente:

En la factura de pagador de cualquier habitación del grupo (esta factura siempre será la misma para todas las habitaciones del mismo), marque con un check las líneas correspondientes a los cargos que quiere pasar y pulse el botón «Pasar seleccionados» pasar_seleccionados, a continuación, deberá especificar el número de habitación al que desea pasar estos cargos y acepte. Para guardar los cambios acepte la factura del pagador.

Por último, si accede a la factura del cliente verá cómo han pasado los cargos de alojamiento desde la factura de grupo a la factura del cliente determinado. Una vez que esta factura tenga todos los cargos del cliente podrá finalizarla pulsando “Factura”.

¿Dónde se refleja el importe del anticipo que es entregado?

Si el anticipo es entregado antes de la fecha de dar entrada a una reserva, deberá especificarlo buscando la misma en Listados –> Gestión de reservas –> Búsqueda de reservas, pulse en el botón de la ficha “Anticipos” y deberá añadir el anticipo entregado.

Si el anticipo es entregado durante la estancia del cliente en el establecimiento, deberá acudir a la factura de pagador del mismo y en el botón “Más datos”, pulse el campo “Entrega a cuenta” y añadir la cantidad de anticipo que ha sido entregada por el cliente.

Realizar un presupuesto / factura proforma

Existen varias posibilidades para realizar un presupuesto (también factura proforma):

1.- Desde la opción Facturación –> Nueva factura, presupuesto, etc. –>  A continuación, se abre la entrada de datos donde podrá incluir todos los artículos, etc. Para finalizar el presupuesto pulse el botón “Presu/Proforma”. En la ventana resultante si es una factura proforma deje marcado el check correspondiente. Si no es así, desmárquelo.

2.- Tanto en el casillero de habitaciones diario como en el planning, existe la opción “Disponibilidad”. Si pulsa una opción, podrá calcular la disponibilidad de su alojamiento en función de unas fechas y alojamientos libres o bien tiene la opción de “Presupuestar sin asignar alojamientos”. Al final de ambas opciones da unos resultados muy útil para cualquier consultar rápida (telefónica, etc.) y da la oportunidad de crear un presupuesto con los datos obtenidos al final de la búsqueda).

3.- Desde el formulario de “Alta de reservas”, se puede asignar a la reserva una factura proforma o crearla desde esa misma opción y que quede asociado a la reserva que se está realizando.

 

 

Aplicar un descuento a un artículo

Los descuentos se aplican en la ficha de cada artículo. De esta forma siempre que se facture dicho artículo se aplicará el descuento señalado. Este descuento podrá modificarse siempre que lo necesite.

Si ha establecido un porcentaje de descuento en la ficha del artículo y desea modificar el descuento en una factura que incluya este artículo, puede hacerlo. Recuerde que al cambiar el porcentaje de descuento en la factura no se cambia el porcentaje en la ficha del artículo.

Añadir una retención en la factura

Cuando esté realizando una factura y desee incluir en ésta una retención, deberá pulsar el botón Más datos. En el campo «Retención» establezca si es fiscal o no y a continuación escriba la cantidad o porcentaje correspondiente.

Cada línea de una factura también puede tener retención, haga click en la misma, especifique con un check si tiene o no retención.

Modificar el nombre del cliente en una factura

Para modificar el nombre de un cliente en factura en una reserva a mitad estancia deberá acceder a la ficha de la reserva y modificar el campo “Cliente” (si la reserva es de grupo, deberá acceder a la habitación que desee “Cuadro habitaciones reservadas”). Si es pagador el que quiere modificar en la reserva individual o grupo pulse el botón “Cambiar pagador”.

Si lo que quiere es modificar el nombre del cliente cuando está finalizando la factura (ya sea la de cliente o pagador), no hace falta que vaya a la ficha de la reserva. Cuando pulsa “Factura” para finalizar el documento aparece una ventana con el resumen de la factura: importes, formas de pago, etc. . En este detalle existe un campo llamado “Cliente”. Modifique aquí el nuevo cliente/pagador (si no está creado, lo hará desde aquí). Estos cambios de última hora se verán reflejados en la ficha de reserva.

Para modificar en nombre de cliente en una factura ya finalizada. Debe ir a “Facturación –> Modificar documentos –> escribir su número o nombre de cliente y a continuación, acceda a la factura y en el campo “Cliente” modifique. Para guardar cambios pulse el documento correspondiente, en este caso “Factura”.
Si el documento está asociado a una reserva, esta opción se podrá realizar una vez que la reserva haya realizado la salida. Los cambios realizados se realizarán en el documento no en la reserva.
Si el documento no está asociado a ninguna reserva, está última opción sería la adecuada.

Hacer una factura independiente de las habitaciones y reservas

Desde la opción del menú llamada Facturación, podrá realizar facturas tanto a los clientes del establecimiento, como aquellos clientes que visiten las instalaciones esporádicamente (sin estar alojados en el establecimiento: bar, restaurante…) o bien cualquier otra factura adicional a la reserva que necesite.

En “Facturación”, pulse “Nueva factura, presupuesto, etc.” y podrá acceder el documento que desee. Si necesita que esta factura mencione un alojamiento concreto pulse el botón “Más datos” e indíquelo en el campo correspondiente “Alojamientos”.

Añadir a un documento (factura, albarán…) artículos no incluídos en la base de datos del programa, un texto libre, etc.

En el documento que vaya a realizar, sitúese en la línea donde vaya a introducir el artículo, antes de escribir su nombre escriba 1 y pulse Intro. A continuación aparece una ventana donde podrá escribir la descripción del mismo (un texto libre, un artículo que no desee que figure en su base de datos, etc.). Escriba el texto que desee y pulse aceptar. Seguidamente, complete si lo desea el número de unidades, precio, etc. hasta completar y finalizar línea.

Pase de artículos entre habitaciones (también denominado «pasar seleccionados»)

Abra la factura en la que desea que un artículo pase a otra habitación, cliente o pagador. Para ello, desde la pantalla principal, pulse el botón izquierdo del ratón sobre la habitación que sea.

A continuación marque los artículos que quiera con un check en el cuadro situado a la izquierda del nombre del artículo.

Una vez seleccionado/s, pulse el botón situado a la derecha de la factura pasar_seleccionados y le aparecerá una ventana donde deberá determinar si el artículo/s pasará a la factura de pagador, a una habitación determinada del establecimiento, o a un cliente en concreto. Elija la forma que prefiera y acepte.

Por último, si ha pasado cargos desde una factura abierta pulse «Doc. abierto» (factura cliente) o “Aceptar” (factura pagador) para guardar los cambios.

Modificar el precio de un cargo en una factura

Para modificar el precio de un cargo en factura haga click sobre la línea que desee, pulse con el ratón en el campo precio y modifique el precio anterior.

Los precios o descuentos que modifique en factura, sólo cambiarán para esa factura. Si desea modificar el precio de un artículo y/o la tarifa para todas las facturas, deberá cambiarlos desde el menú Archivos –> Artículos si se trata de un artículo de la base de datos o en el apartado Archivos –> Gestión de precios –> Gestión de precios, tarifas y temporadas si se trata de precios de tarifas.

Insertar una línea en factura

Colóquese sobre uno de los artículos, una vez seleccionada la línea pulse el botón situado en la parte central derecha de la pantalla: insertar linea Introduzca el artículo correspondiente y verá como en factura está el artículo insertado (nombre, unidades…).

Cuando el programa inserta un artículo lo hace siempre una línea por encima del artículo marcado.

Modificar la línea de una factura

Sitúese sobre la línea de una factura, y haga click sobre la misma, a continuación modifique el concepto que desee: fecha, artículo, unidades, precio, etc. Si está de acuerdo acepte, en caso contrario cancele.

Una vez modificada la línea de la factura para guardar cambios en la misma, pulse “Doc. Abierto” (factura cliente) o “Aceptar” (factura pagador) si el documento está abierto o pulse “Factura” si el documento estaba ya cerrado.

¿Qué diferencia existe entre la factura de cliente y pagador?

La diferencia principal es que en la factura de pagador siempre se van a realizar todos los cargos automáticos de la estancia (excepto sí la reserva es individual con igual cliente y pagador que solamente hay una única factura).

En el caso de que una reserva tenga facturas de cliente y la de pagador, en la factura de cliente se introducirán los productos o servicios que consuma y que corran a cuenta del cliente durante su estancia en el establecimiento. En la factura de pagador también podrán cargarse este tipo de gastos manuales siempre que el pagador cuente con ellos.

Los cargos automáticos, ¿en qué factura se realizan «cliente» o «pagador»?

Si la reserva es individual con el mismo cliente y pagador, sólo habrá una factura abierta en la que se harán todos los cargos.

En el resto de casos, los cargos siempre se harán en la factura del pagador. Se accederá a ella, pulsando sobre la casilla de la habitación donde aparecerá la factura abierta de cliente y hacer click en el botón “Pagador”.

Los cargos automáticos se realizan una vez que entra la reserva, pudiendo modificarlos siempre que se desee.

¿Cuántos tipos de reservas y facturas pueden realizarse?

Según cómo sea a reserva se abrirán en la misma diferentes facturas. Vea los casos siguientes:

1.- Reserva individual, coincide cliente y pagador: se abre una única factura en la que se irán realizando los cargos automáticos (asociados a la reserva) y los cargos manuales (extras). Está factura permanecerá abierta mientras el cliente esté alojado en el establecimiento y será la que se muestre al pinchar en la habitación.

2.- Reserva individual, no coincide cliente y pagador: en este caso el programa abre dos facturas:

1ª factura: en ésta podrá introducir los cargos extras, a nombre del cliente.

2ª factura: en la que irá haciendo los cargos automáticos, a nombre del pagador. También podrá realizar cargos manuales.

Al pinchar en la habitación aparecerá la factura del cliente (1ª), sitúese en ella y al pulsar el botón Pagador, mostrará la factura del pagador (2ª).

3.- Reserva de grupo: En este caso abre varias facturas:

1ª factura: Será independiente para cada habitación y podrá realizar los cargos manuales correspondientes al cliente que ocupa cada habitación.

2ª factura: Engloba a todo el grupo y es dónde se harán todos los cargos automáticos. También podrá realizar cargos manuales.

Al pinchar en la habitación aparecerá la factura del cliente (1ª), sitúese en esta factura y pulse el botón Pagador, mostrará la del grupo (2ª).

En el caso que cliente y pagador sean diferentes, las facturas individuales irán a nombre del cliente y la del grupo a nombre del pagador.

 

Realizar una factura

Pulse la opción Facturación del menú general -> Nueva factura, presupuesto, etc.
Desde esta opción podrá realizar fácilmente facturas u otros documentos dirigidos especialmente a clientes no alojados en el establecimiento o más documentos que tenga que hacer a los alojados. Para ello:

– Determine la fecha de la factura, el programa establece la del sistema. Puede modificarla de las siguientes formas:

Con las flechas de su derecha (subiendo o bajando las mismas).

Pulsando en el calendario y seleccionando el día.

O escribirla de la siguiente forma para que el programa la reconozca. Por ejemplo, si quiere la fecha 31 de diciembre de 2016 deberá escribir 311216 (las dos primeras cifras corresponden al día, las dos siguientes al mes y las últimas al año, siempre de dos en dos), por último pulse Intro.
 
– En el campo cliente, determine el nombre del cliente.

Escriba su nombre, o simplemente tres letras como mínimo del mismo (en caso de haber dado de alta anteriormente, el programa gracias a su sistema de búsqueda lo reconocerá).

Podrá listarlos, editarlos o darlos da alta si pulsa en el botón a la derecha del campo.

Una vez lo haya seleccionado pulse Intro y ya se colocará en la rejilla para introducir los artículos que desee.
 
– Escriba el nombre del artículo que desee incluir en el documento, o simplemente tres letras como mínimo del mismo (sí lo ha dado de alta anteriormente, el programa gracias a su sistema de búsqueda lo reconocerá).

Podrá listarlos, editarlos, o darlos de alta, si pulsa en el botón a la derecha del campo.

Si el artículo que desea incluir en un documento es un texto libre, o un artículo que no desea dar de alta en el programa, escriba en el campo artículo el número 1 y pulse Intro. A continuación en la ventana que aparece podrá detallar la descripción de dicho artículo. Pulse Aceptar y por último especifique las unidades, precio del mismo, etc como el resto de artículos.

Añada tantos artículos como desee.
 
– Si desea añadir más datos en el documento como otros gastos, portes, retenciones, descuentos por pronto pago, anticipos (entregas a cuenta) etc. pulse el botón Más datos.
Finalmente, una vez incluidos todos los datos y artículos, elija qué tipo de documento es: en este caso, al tratarse de una factura pulse el botón Factura.
Si un documento no está finalizado y quiere dejarlo temporalmente abierto, pulse el botón documento abierto. De esta forma, cuando quiera volver al mismo, simplemente en la entrada de datos escriba el nombre del cliente y el programa le indicará que tiene un documento abierto para poder seguir añadiéndole o modificando lo que quiera, etc.

 
Para clientes alojados, accederá a su documento abierto haciendo click sobre la reserva en el casillero o planning. El funcionamiento es el mismo. Si el documento lo quiere dejar abierto pulsará “Doc. Abierto” y si lo quiere cerrar pulsará “Factura”.
 

 

 

¿Cómo se realiza un documento abierto?.

En la entrada de datos tanto de compras como ventas, al realizar cualquier tipo de documento: facturas, albaranes, etc. puede ocurrir que el documento no esté finalizado porque quiere añadir posteriormente más artículos, etc. En este caso, para dejar el documento temporalmente abierto, pulse el botón Doc.abierto, de esta forma, cuando quiera volver al mismo, simplemente al pulsar entrada de datos, escriba el nombre del cliente o proveedor y el programa le indicará que tiene un documento abierto para poder seguir añadiéndole o modificando lo que quiera, etc. pudiendo finalizar el documento o seguir abierto.

¿Cómo crear un artículo?

Pulse la opción FICHEROS del menú general y ARTÍCULOS. A continuación aparecerá una ventana en la que deberá completar los campos (información sobre el artículo) que desee.

Para visualizar todos los artículos creados, pulse Ver todos o F3. Si pulsa sobre uno de ellos, accederá a su ficha correspondiente y podrá modificar algún dato e incluso eliminar el artículo.