¿Cómo realizar la entrada cuando se han leído DNIs, pasaporte… con la aplicación de Check-In Gábilos?

En cada ficha de reserva, sea de grupo (2 ó más habitaciones) o individual (1 habitación), existe un botón llamado “Check-in DNI” donde visualizará los documentos leídos desde la aplicación móvil y asociados a la reserva.

¿Cómo asociar los clientes principales a cada habitación y a sus acompañantes?

En una reserva individual: independientemente de que haya completado el campo cliente a la hora de hacer la reserva, cuando realice la entrada y tenga asociados DNIs, aparecerá una pantalla donde podrá determinar si alguno de los DNIs va a ser el cliente principal de la reserva y quienes sus acompañantes. Seleccione según sea cada caso.

En una reserva de grupo: independientemente de que haya completado el campo cliente a la hora de hacer la reserva, cuando realice la entrada y tenga asociados DNIs, podrá  especificar el cliente principal de cada alojamiento y sus acompañantes a través del botón que aparece en la pantalla de entrada “Check-in DNI” situado al lado del campo cliente.

Una vez seleccionados y asignados al alojamiento/habitación pulse “Aceptar” y así tendrá que hacerlo con todos los alojamientos que formen la reserva de grupo.

¿Desde dónde puedo dar entrada a una reserva?

Puede dar entrada a una reserva de varias formas:

1.- Menú principal: opción «Entradas». Busque la reserva por uno, varios campos de búsqueda o pulse directamente “Aceptar”. Aparecerá un listado con el resultado de la búsqueda. Pulse sobre la reserva deseada. Si es una reserva individual pulsará “Dar entrada a la reserva” o si es de grupo seleccionará los alojamientos que entran y pulsará “Entrada”.

2.- Desde el casillero de habitaciones (la habitación aparece mitad coloreada en color amarillo).

Pulse en la casilla con el botón derecho del ratón. Se desplegará un submenú con la opción “Dar entrada al alojamiento”. La ventana que aparecerá será el formulario de reserva desde donde completará si tiene que añadir algún dato. Si es una reserva individual pulsará “Dar entrada a la reserva” o si es de grupo seleccionará los alojamientos que entran y pulsará “Entrada”.

3.- Desde el planning (la habitación en amarillo o el color que hubiésemos asignado manualmente a la reserva).

Pulse en la casilla con el botón derecho del ratón. Se desplegará un submenú con la opción “Dar entrada al alojamiento”. La ventana que aparecerá será el formulario de reserva desde donde completará si tiene que añadir algún dato. Si es una reserva individual pulsará “Dar entrada a la reserva” o si es de grupo seleccionará los alojamientos que entran y pulsará “Entrada”.

4.- Cuando esté haciendo una reserva, y el cliente ocupa ya la habitación, pulsando el botón “Dar entrada a la habitación”.

Dar entrada a las reservas de grupo

Sitúese en la opción «Entradas», busque la reserva que desea entre unas fechas determinadas, por nombre de reserva, etc. en el listado resultante seleccione una reserva (En el listado de entradas, las reservas de grupo aparece cada habitación en una línea pero cuando seleccionamos una línea, entramos y operamos para toda la reserva: podemos dar entrada a todas las habitaciones, alguna,…) y accederá a la ficha de la reserva de grupo.

Para dar entrada, deberá marcar en el listado de la derecha Habitaciones reservadas, las habitaciones que desee dar entrada (en el caso de encontrarse vacío, debe añadirlas mediante el botón Añadir /Quitar habitación). Una vez seleccionadas (una, varias o todas), pulse el botón Entrada.

Si en el alta de reserva no ha introducido el nombre de pagador deberá hacerlo en el campo correspondiente antes de realizar la entrada. Si lo ha hecho anteriormente, saldrá su nombre automáticamente. Si no ha introducido el nombre del cliente con anterioridad o quiere cambiarlo, puede determinarlo una vez que seleccione las habitaciones y pulse el botón “Entrada”. A continuación, puede darse el caso que dentro del grupo cada habitación tenga un cliente diferente. Si esto es así, en la ventana resultante escriba el nombre de cliente y acepte de forma que asigne cliente a todas las habitaciones del grupo o bien determine un cliente y marque el check “Mismo cliente para el resto de alojamientos seleccionados”.

(Recuerde que el pagador es el mismo en todas las habitaciones de un grupo).
 

Entrada_reserva grupo

 

Dar entrada a las reservas individuales

Sitúese en la opción Entradas, busque la reserva que desea entre unas fechas determinadas, por nombre de reserva, etc. en el listado resultante seleccione la reserva y accederá a la ficha de la misma.

Si en la pantalla del alta de la reserva no ha introducido el nombre de cliente y pagador, deberá hacerlo aquí. Si lo ha hecho anteriormente, saldrán sus nombres automáticamente. No se permitirá dar entrada a habitaciones que no tengan estos dos campos completados, por ser necesarios para las facturas.

Por último para dar entrada deberá pulsar «Dar entrada a la habitación«.

 

Dar entrada a las reservas

En la opción Entradas aparece una ventana en la que podrá buscar las reservas pendientes de entrada

Conforme a las fechas elegidas aparecerá un listado con las reservas que entran en ese periodo. La pantalla especificará a nombre de quién está hecha la reserva, la fecha de entrada, días de alojamiento y fecha de salida (las reservas entran una a una. En las reservas de grupo aparece cada habitación en una línea pero cuando seleccionamos una línea, entramos y operamos para toda la reserva).

Si desea dar entrada a una reserva, selecciónela. Dependiendo si la reserva es individual o grupo (+ de 1 alojamiento), el programa presenta varios formularios donde podrá dar entrada directamente (individual) o tendrá que seleccionar qué habitaciones entran en ese momento (grupo) y dar entrada.