¿Cómo introduzco las vacaciones a un trabajador?

En primer lugar deberá determinar cuántos días de vacaciones tiene cada trabajador al año. Para ello, en la pestaña DATOS de la ficha del trabajador deberá determinar en el apartado “Vacaciones” el número días de vacaciones al año. En el caso de que acumule días un año a otro deberá marcar la opción “Acumular días año siguiente”.

Puede asignar vacaciones de tres formas diferentes:

1º.– Desde la pestaña CALENDARIO DE TURNOS de la ficha del trabajador. Para ello,  selecciona en el calendario las fechas de vacaciones y a continuación pulsa el botón “Asignar vacaciones”.
Para guardar cambios pulsará “Aceptar” en la ficha del trabajador.

2º.– Asignar vacaciones a uno o varios trabajadores a la vez puede ser desde la opción DATOS – ASIGNAR TURNOS/HORARIOS A TRABAJADORES. En primer lugar seleccione trabajadores y a continuación seleccione los días de vacaciones, pulse “Asignar vacaciones” y finalmente acepte.

3º.– Desde DATOS – PLANNING DE TURNOS DE TRABAJADORES, seleccione trabajadores y a continuación en el planning de 30 días resultante, seleccione los días en las casillas, pulse “Asignar vacaciones” y finalmente acepte.

Las vacaciones puede introducirlas cuando desee: al principio del año, conforme van gastando… según sea la política de cada empresa.

¿Dónde se pueden ver las faltas de un trabajador?

Puede visualizarlas desde LISTADOS – LISTADO DIARIO DE FALTAS POR TRABAJADOR. Completar la búsqueda (un trabajador o todos, fechas… etc.) apareciendo el listado según los parámetros de búsqueda realizados.

Dispone también de RESUMENES POR TIPO DE FALTA y RESUMEN ANUAL POR TRABAJADOR en el que podrá consultar un detalle de cada mes por cada tipo de falta.

Si un trabajador no ha llegado a su puesto de trabajo ¿cómo se inserta una falta?

Si un trabajador no ha acudido a su puesto de trabajo, la empresa deberá insertar una falta en DATOS – INSERTAR FALTAS.
En el formulario resultante deberá introducir la causa de la falta, seleccionar el trabajador qué es, seleccionar la fecha en el calendario. Indicar si faltará el día completo, si no es sí las horas que ha falta, si es justificada o no y escribir las notas que sean necesarias.

Para finalizar pulse el botón “Finalizar”.

¿Se puede controlar la impuntualidad de un trabajador?

Sí, si un trabajador tiene asignado un turno y horario y no comienza a la hora existe un listado para controlar rápidamente quién no se ha incorporado a su puesto de trabajo a su hora.
Para ello vaya a LISTADOS – DESVIACIONES DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD, seleccione el trabajador o trabajadores que desee y a continuación aparece en forma de planning de 30 días los trabajadores indicando los días en los que no ha sido puntual (coloreado en planning con un punto de color) y la desviación en tiempo de jornada ordinaria (coloreado en planning la casilla en color amarillo).

En la ficha de cada trabajador existe un campo para indicar si tiene un tiempo de margen de entrada. De este modo, si el trabajador se registra dentro de su margen de entrada el programa no lo considerará como impuntual.

¿Puede el trabajador firmar algún consentimiento de que está conforme con las horas realizadas al mes?

No es obligatorio que el trabajador firme un documento para ver que está de acuerdo con sus horas realizadas, pero si una empresa lo quiere realizar puede obtener un listado con las horas realizadas por cada trabajador en las fechas deseadas. Al final del listado hay un campo para la firma de la empresa y otro para la firma del trabajador.

Este listado lo puede obtener en LISTADOS – LISTADOS DE HORAS PRESENCIALES POR TRABAJADOR.

Actualmente, ¿puede modificar la empresa un parte de trabajo?

Sí, puede hacerlo.

Si un parte no está finalizado lo podrá modificar desde DATOS – VER DOCUMENTOS ABIERTOS. Entre en el parte, modifique el dato que desea y puse “Doc. abierto” o “Finalizar” según desee que siga abierto o finalizado.

Si un parte ya está finalizado puede ir a LISTADOS y en los apartados INFORME DE ASISTENCIA DIARIA o LISTASOD DE  HORAS PRESENCIALES POR TRABAJADOR, puede entrar en los partes y hacer las modificaciones necesarias.

¿Se pueden hacer partes manualmente?

Sí, para ello debe ir a DATOS – INSERTAR HORAS y completar el formulario con las horas de entrada y salida. Puede hacer varios intervalos de horas en un mismo parte (Ej.  De 08:00 a 13:00 y de 15:00 a 18:00)
Para finalizar el parte debe pulsar “Finalizar”. En el caso de que desee que el parte siga abierto pulsará “Doc. abierto”.

Si un trabajador ha olvidado hacer la entrada y/o salida ¿puede realizarla la empresa?

Sí.

Si un operario ha olvidado realizar un registro de entrada la empresa puede comenzar un parte en DATOS – INSERTAR HORAS indicando en el formulario: el centro (si trabaja con varios centros), nombre del trabajador, la fecha e indique la hora de entrada.
Para guardarlo pulse “Doc. abierto” porque todavía ese registro no está finalizado, lo deberá finalizar el trabajador a su salida.

Si un operario ha olvidado realizar un registro de salida, la empresa puede finalizarlo en DATOS – VER DOCUMENTOS ABIERTOS, localizar el parte en el listado, pulsar sobre él, añadir la hora de salida y pulsar el botón “Finalizar”. En el caso de que lo quiera seguir dejando abierto por cualquier cuestión pulsará “Doc. abierto”

Si un operario ha olvidado realizar entrada y salida, la empresa realizará el parte completo en DATOS – INSERTAR HORAS y completará el formulario con las horas de entrada y salida. Puede hacer varios intervalos de horas en un mismo parte (Ej.  De 08:00 a 13:00 y de 15:00 a 18:00)
Para finalizar el parte debe pulsar “Finalizar”.

Una vez que el trabajador ha realizado la salida, ¿dónde puede ver la empresa que la ha realizado?

Los partes que han realizado una salida el programa ya los considera finalizados porque previamente ha tenido que haber una entrada. Por lo tanto, la empresa puede visualizar los partes con salida en el día actual en DATOS – VER DOCUMENTOS FINALIZADOS HOY.
Puede haber varios partes finalizados de un mismo trabajador en el mismo día (será un caso habitual si la jornada laboral se desarrolla en horario partido).

También puede verlos desde LISTADOS – INFORME DE ASISTENCIA DIARIA o LISTADOS DE HORAS PRESENCIALES POR TRABAJADOR

¿Para qué es necesario crear los festivos?

El programa facilita los festivos nacionales y por Comunidad Autónoma. Si lo desea puede crear los festivos locales para cada trabajador. Ya que cada trabajador de un misma empresa puede estar en un centro diferente y éste en una localidad diferente.

La asignación de festivos locales se realizará siempre y cuando su empresa no trabaje en día de festivo local y será útil cuando tengamos asignados diferentes turnos y horarios. Ya que ese día no se fichará por ser festivo local.

Si la empresa no trabaja con diferentes turnos y horarios y no quiere asignar festivos locales no es necesario para el registro de la jornada laboral.

¿Dónde se determina que un trabajador está asociado a un centro?

Puede hacerlo desde la ficha del trabajador en la pestaña “Centros” o bien desde  CONFIGURACIÓN – CENTROS y en la pestaña “Trabajadores” de cada centro, asociar los trabajadores del mismo marcando los disponibles y pulsando la flecha “>” para asignarlos como trabajadores del centro.
En el caso de que desee desmarcar algún trabajador del centro lo marcará y pulsará la flecha “<” para que pase a trabajador disponible para cualquier otro centro.

¿Qué son los centros de trabajo?

Los centros de trabajo no son diferentes empresas, sino diferentes puntos de acceso de los trabajadores dentro de una misma empresa.

Ejemplo, imagine que una empresa tiene dos tiendas diferentes, cada tienda puede ser un centro de trabajo incluso si éstas estuviesen en diferentes localidades.

¿Desde dónde se insertan los turnos de trabajo?

En primer lugar la empresa deberá crear los diferentes turnos y horarios de trabajo existentes desde DATOS – TURNOS/HORARIOS.

Puede asignar turnos de tres formas diferentes:

.- Una vez creados los turnos, se pueden asignar desde la pestaña CALENDARIO DE TURNOS de la ficha del trabajador. Para ello, en la parte inferior del calendario se selecciona en el desplegable de los turnos creados, el turno que va a asignar, selecciona en el calendario las fechas y a continuación pulsa el botón “Asignar turno”.
Para guardar cambios pulsará “Aceptar” en la ficha del trabajador.

2º.– Asignar turnos a uno o varios trabajadores a la vez puede ser desde la opción DATOS – ASIGNAR TURNOS/HORARIOS A TRABAJADORES. En primer lugar seleccione trabajadores y a continuación elija turno en el desplegable de turnos, seleccione fechas, pulse “Asignar turno” y finalmente acepte.

3º.– Desde DATOS – PLANNING DE TURNOS DE TRABAJADORES, seleccione trabajadores y a continuación en el planning de 30 días resultante, elija turno en el desplegable de turnos, seleccione los días en las casillas, pulse “Asignar turno” y finalmente acepte.

¿Puedo combinar diferentes sistemas de fichaje en función del puesto de cada trabajador?

Sí. Su empresa según la zona de acceso de los trabajadores puede combinar diferentes tipos de fichaje es decir, unos pueden entrar mediante fichaje de huella dactilar, mientras otros puede ser más cómodo hacerlo por clave o QR.

Por ejemplo, imagine una empresa que es un taller y ha decidido que los trabajadores de la oficina tienen su zona de registro para acceder con huella dactilar mientras que los operarios del taller, fichan en otra zona con código QR.

Los trabajadores de la empresa se desplazan y no comienzan o finalizan su jornada de trabajo desde el centro de trabajo, ¿cómo se pueden registrar?

En este caso lo harán mediante el sistema de clave. La empresa les facilitará la web www.gabilos.net/accesotrabajadores para que se conecten desde su móvil y realizaran el parte online.

En la web resultante introducirá su NIF, la clave facilitada por la empresa y pulsarán el botón ENTRADA o SALIDA en función de la acción que estén realizando en ese momento.

¿Qué necesita mi empresa para el fichaje por lector de huellas?

Simplemente dónde la empresa indique el punto que los trabajadores van a realizar el registro de su jornada laboral, necesitará un ordenador y el lector de huellas “DigitalPersona” que conectará mediante puerto USB a dicho ordenador.

En el ordenador se descargará la aplicación de “Lector de huellas digital Gábilos” que estará conectada con el programa de CONTROL HORARIO GABILOS. Tan solo deberá registrar en esta aplicación las huellas de los trabajadores.
Hasta 4 copias de una misma huella serán necesarias.

De este modo, cuando el trabajador se registre, pasará la huella por el lector y pulsará botón ENTRADA o SALIDA, en función de la acción que esté realizando en ese momento.

¿Qué necesita mi empresa para el fichaje por Código QR?

Simplemente dónde la empresa indique el punto que los trabajadores van a realizar el registro de su jornada laboral, necesitará un dispositivo con conexión a Internet: Tableta, ordenador, portátil.  En éstos dos últimos necesitará una webcam para captar el código.
Ese dispositivo estará conectado a una web en la que el trabajador pasará el código QR para que la cámara del dispositivo lo capte y pulsar el botón ENTRADA o SALIDA, en función de la acción que esté realizando en ese momento.

Esta código QR será proporcionado por la empresa y la facilita el programa a cada trabajador en su ficha en la pestaña CÓDIGOS QR. Podrá imprimirlo (icono impresora), descargarlo (icono flecha descarga) o actualizarlo (icono doble flecha)

Nota: La empresa cuando acceda a la web www.gabilos.net/controlhoraspersonal deberá crear un usuario específico para que aparezca solo la página web de captura del código QR y no el resto de opciones del programa.
Para crear el usuario deberá hacerlo desde el primer menú de acceso al programa (antes de acceder a la empresa). En LISTA DE USUARIOS – dar de alta un nuevo usuario e indicar en el método de acceso “Código QR”.
Una vez creado este usuario, deberá también asociarlo a la empresa en la opción del menú ASOCIAR EMPRESA/PRIVILEGIOS A USUARIOS: Elija empresa, pulse el botón “Asociar”, seleccione el usuario disponible (en este caso el creado para entrar en la web de introducción de códigos QR), “>” y pasará como usuario asociado a la empresa elegida.

¿Qué necesita mi empresa para el fichaje por clave?

Simplemente dónde la empresa indique el punto que los trabajadores van a realizar el registro de su jornada laboral, necesitará un dispositivo con conexión a Internet: Tableta, ordenador, portátil.
Ese dispositivo estará conectado a una web www.gabilos.net/controlhoraspersonal  en la que el trabajador tendrá un campo para teclear su clave y pulsar el botón ENTRADA o SALIDA, en función de la acción que esté realizando en ese momento.


Esta clave será proporcionada por la empresa y la facilita el programa a cada trabajador en su ficha en la pestaña DATOS – Campo “Clave acceso”.


Nota: La empresa cuando acceda a la web www.gabilos.net/controlhoraspersonal deberá crear un usuario específico para que aparezca solo la página web con petición de clave y no el resto de opciones del programa.
Para crear el usuario deberá hacerlo desde el primer menú de acceso al programa (antes de acceder a la empresa). En LISTA DE USUARIOS – dar de alta un nuevo usuario e indicar en el método de acceso “Clave”.
Una vez creado este usuario, deberá también asociarlo a la empresa en la opción del menú ASOCIAR EMPRESA/PRIVILEGIOS A USUARIOS: Elija empresa, pulse el botón “Asociar”, seleccione el usuario disponible (en este caso el creado para entrar en la web de introducción de claves), “>” y pasará como usuario asociado a la empresa elegida.

En la creación de trabajadores, ¿qué campos no puedo olvidar completar?

En la pestaña DATOS de la ficha del trabajador, puede completar todos los datos del trabajador pero no olvide indicar el TIPO CONTRATO: si es a tiempo completo o parcial y las horas ordinarias que realiza el trabajador.
El campo “Total horas según convenio” no es obligatorio completarlo.

En los registros de jornada laboral todas las horas que pasen de las horas ordinarias serán contempladas por defecto como horas extraordinarias para contratos de tiempo completo y horas complementarias en contratos de tiempo parcial.

Fichaje por Código QR

El programa ofrece la posibilidad de que sus trabajadores fichen mediante código QR. Este código se genera de forma automática en la ficha de cada trabajador.

Junto al código en la ficha del trabajador hay tres iconos con distinta funcionalidad:  actualizar el código del trabajador,  descargar el código e  impresión del código.

La forma habitual de trabajo será que se descargue el código y se envíe al móvil del trabajador. 
Cuando el trabajador entre o salga de su puesto de trabajo deberá mostrar el código QR enviado en la cámara del dispositivo que facilite la empresa (tableta, móvil u ordenador) y se realizarán automáticamente los partes de asistencia del trabajador tanto de entrada como salida (pulsando la opción correspondiente en cada caso).

IMPORTANTE: Debe estar activado en la tableta/móvil la ubicación. También debe dar permiso en el navegador de su dispositivo a la cámara y geolocalización.

Deberá crear un usuario que permita dar acceso a la página donde los trabajadores grabarán sus entradas y salidas mediante código QR. Para ello, en el apartado Lista de usuarios deberá crear un usuario marcando el check «Dar acceso a trabajadores de la empresa…» y seleccionando el método de acceso «Código QR».

En el dispositivo que facilite la empresa (ordenador, tablet, etc..) para que los trabajadores fichen, acceda a la página https://www.gabilos.net/controlhoraspersonal/#login, introduzca los datos del usuario creado anteriormente y pulse «Iniciar sesión».

Será conducido a la página https://www.gabilos.net/accesotrabajadoresqr/ donde cada trabajador realizará la entrada y salida acercando el código QR del trabajador a la cámara del dispositivo quedando registrado la hora de entrada o salida junto una foto del empleado que la ha realizado. Vea los siguientes pasos:


1.- Al visualizar el trabajador esta pantalla de acceso, la cámara del dispositivo muestra la imagen del trabajador (El dispositivo utilizado debe tener cámara). En este momento deberá acercar el código QR del empleado a la cámara para que lo registre:


2.- La aplicación captura el código QR y hace una foto de la persona que ha pasado el código:


3.- Finalmente, el trabajador pulsará si su registro es una entrada o una salida de su puesto de trabajo:

De esta forma quedan registrados automáticamente todos los partes de asistencia. Podrán ser consultados como un parte más a través de Listados, etc.

Además existe un apartado en «Datos» – «Códigos QR» – «Ver entradas y salidas» donde se muestran los registros diarios realizados. Al hacer click sobre ellos queda reflejado el detalle de su foto así como su geolocalización.